Vapaaehtoinen raportti voi olla hyvä apu rahoitusmarkkinoilla

Yhä useammat yritykset laativat jo vapaaehtoisen vastuullisuusraportin. Siitä käytetään myös ilmaisua yhteiskuntavastuuraportti.

Velvoite laatia vastuullisuusraportti koskee ainoastaan suuria, yleisen edun kannalta merkittäviä yhtiöitä. Velvoitteen piirissä ovat näin listayhtiöt, luottolaitokset ja vakuutusyhtiöt, joissa on yli 500 työntekijää ja liikevaihto enemmän kuin 40 miljoonaa euroa.

Raportin laatiminen on yleistä muissakin suurissa ja kansainvälisissä organisaatioissa, mutta myös monet pk-yritykset ovat todenneet raportoinnin edut.

Vapaaehtoisen vastuullisuusraportin on tällöin katsottu olevan osoitus yrityksen kiinnostuksesta vastuullisuuteen ja sen jatkuvaan kehittämiseen. On hyvä pitää yhtenä kokonaisena asiakirjana, jotta sen esittäminen ja tarkastelu on mahdollisimman mutkatonta.

Vastuullisuus, eettisyys ja arvot nousevat jatkuvasti yhä tärkeimmiksi kilpailutekijöiksi. Myös rahoittajat ovat yhä kiinnostuneempia vastuullisuudesta, kestävästä kehityksestä ja näiden todentamisesta.

Vapaaehtoinen vastuullisuusraportti on yksi tapa parantaa organisaation asemaa niin asiakkaiden, rahoittajien kuin yhteistyökumppaneidenkin keskuudessa.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Mistä raportoidaan?

Suurten yritysten vastuullisuusraportit ovat hyvinkin laajoja, ja ne sisältävät paljon erittäin yksityiskohtaisikin tietoja. Pienemmillä organisaatioilla ei ole mahdollisuuksia tehdä vastaavanlaisia raportteja. Niillä ei ole siihen riittäviä resursseja.

Taloudellisesta, sosiaalisesta ja ekologisesta vastuusta raportoiminen ovat avainasemassa. Raportoidaan siis samoista asioista, jotka on jo kirjattu ja toteutettu laadittaessa yrityksen eettisiä ohjeita ja kirjattu yrityksen arvopohjaan. Olennaista raportoinnissa on keskittyä nykytilanteeseen ja tavoitteiden asettamiseen.

Muun muassa työ- ja elinkeinoministeriö on laatinut ohjeiston, jonka avulla pääsee raportoinnissa alkuun. Se sisältää keskeisimmät suomalaisten yritysten toimintaympäristöön soveltuvat tekijät. Niiden avulla yritys voi arvioida ja varmistaa toimintatapojensa vastuullisuuden ja joista pk-yrityksenkin kannattaa kertoa sidosryhmilleen.

Mitä raportti sisältää?

Jos vastuullisuusraportti laaditaan lyhyen kaavan mukaan, niin se koostuu pääasiassa yrityksen esittelystä, henkilöstöstä, omistajista, tuotteista, tuotannosta, arvoista, missiosta ja vastuullisuuden eteen tehdyistä ratkaisuista.

Pidemmän kaavan mukaan tehden nämä kaikki osa-alueet avataan yksityiskohtaisemmin.

Raportin lukijan on hyvä saada tietää, että vastuullisuuden lähtökohta ei ole pelkästään lakien noudattaminen, vaan niiden minimivaatimusten ylittäminen. Raportti voi kertoa myös sen, millaisia muutoksia yritys on tässä suhteessa toiminnassaan vuosien varrella tehnyt.

Vastuullisuusraporttiin kannattaa sisällyttää myös esimerkiksi maksettujen verojen määrät, eri tahojen sponsoroinnit, selvitys jätteiden käsittelystä ja siitä aiheutuvista kuluista. Avoimuus osoittaa rohkeutta.

Erityisesti pk-yrityksissä kannattaa keskittyä sellaisten tekijöiden esille tuomiseen, joilla on merkitystä juuri yrityksen sidosryhmille. Koko maailmaa ei tässäkään kannata syleillä.

Viesti asiakkaille ja muille alalla

Suomalaisten sanotaan olevan hyviä raportoijia, mutta hitaita myyjiä. Tämä pätee asiantuntijoiden mukaan myös vastuullisuusraportointiin. Suomalaisfirmojen raportit, niin pakolliset kuin vapaaehtoisetkin, ovat hyviä, mutta niiden markkinointi ontuu.

Kun vastuullisuuteen panostetaan ja siitä raportoidaan, on siitä osattava myös viestiä ja ottaa se osaksi bisneksen menestystä. Hyvä raportti on kilpailuetu.

Julkinen vastuullisuusraportin tekeminen ei saa olla pelottavaa, se ei saisi tuntua suurennuslasin alle joutumiselta. Päinvastoin! Vastuullisuusraportti on näyttö rohkeudesta, etunenässä kulkemisesta, ja se toimii paitsi viestinä asiakkaille ja muille sidosryhmille, myös viestinä koko alalle.

Vastuuraportti on työkalu markkinointiin ja viestintään

Vastuuraportin tekeminen edellyttää, että yritys on tunnistanut ja priorisoinut ympäristöön ja kestävään kehitykseen liittyvät tekijät omalla toimintasektorillaan. Raportti edellyttää myös tavoitteiden asettamista toiminnan parantamiseksi ja sitoutumista sovittujen menetelmien käyttöön.

Tärkeää on välttää astumasta itsekaivettuun kuoppaan. Niin tapahtuu helposti, jos yritys ei noudata omia ohjeistuksiaan tai syyllistyy niin sanottuun viherpesuun.

Sitoutuneisuus takaa sen, että vastuullisuusraportin hyödyt saadaan parhaiten käyttöön ja strategisten tavoitteiden toteutumista voidaan seurata. Raportti on tärkeä työkalu viestittäessä sidosryhmille ja markkinoitaessa yritystä asiakkaille. Eikä raportti saa jäädä vain asiakirjaksi hyllyyn tai verkkoon, sitä on käytettävä aktiivisesti yrityksen vastuullisuutta kehitettäessä.

Esimerkki raportin sisällöstä

Vastuullisuusraporttiin kootaan käytännöllisesti katsoen koko yrityksen toiminta, jota voidaan tarkastellaan vastuullisuuden näkökulmasta.  Aluksi on:

• varmistettava johdon osallistuminen
• saatava resurssit suunnitteluun
• rajattava merkitykselliset alueet
• selkiytettävä arvot, kestävyysstrategia, eettisyys

Valmistelevan pohjatyön jälkeen raportin tekeminen siirtyy yksityiskohtaisempiin asioihin. Tällöin selvitetään muun muassa suhteita ja vaikutuksia:

• sidosryhmiin
• ympäristöön
• ilmastoon, maaperään, vesiin
• palkkapolitiikkaan
• korruptioon
• politiikkaan, uskontoihin
• ihmisoikeuksiin
• paikallisuuteen

Pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan

Vastuullisuusraportin laadinnassa kannattaa ottaa mallia ja esimerkkejä muiden yritysten tekemistä raporteista. Kopioida niitä ei omaan käyttöön tietenkään voi, mutta niitä voi soveltaa vastaamaan oman yrityksen tarpeita.

Valmiiksi kootun raportin huolellinen tarkistaminen on tärkeää. On tärkeää varmistaa, ettei raportissa ole liikaa tietoja, eikä varsinkaan sellaista tietoa, josta saattaa koitua tietosuojaongelmia. Yhtä tärkeää on, ettei siitä puutu mitään oleellista, koska siitä jää varmasti jossain vaiheessa kiinni, eivätkä selitykset aina auta.